Skydd och behandling av personuppgifter

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. På Göteborgs Egnahems AB (Egnahemsbolaget) värnar vi om din personliga integritet och strävar alltid efter en hög nivå av skydd för dina personuppgifter. Här förklarar vi hur vi behandlar personlig information om dig och varför. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

För att kunna erbjuda våra tjänster och bedriva vår verksamhet behöver vi i flera fall behandla personuppgifter.

 

Vem är personuppgiftsansvarig?

Göteborgs Egnahems AB, org. nr 556095-3829 är personuppgiftsansvarig för behandlingar av personuppgifter.

 

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person. Namn, personnummer eller e-postadresser är exempel på personuppgifter. Men även bilder eller ljudupptagningar kan vara personuppgifte. IP-nummer är också personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna, exempelvis att man samlar in, registrerar, strukturerar, lagrar, överför eller raderar en sådan uppgift.

 

Hur behandlar ni mina personuppgifter?

Nedan beskriver vi vilka personuppgifter vi behandlar och med stöd av vilken laglig grund.

Intressenter

Du kan komma att lämna dina personuppgifter om du besöker vår hemsida, bevakar lediga tjänster på webben eller skickar e-post till oss.

Med hänvisning till offentlighetsprincipen blir handlingar som skickas till Egnahemsbolaget allmänna handlingar som registreras. Vid begäran att ta del av allmänna handlingar lämnas dessa ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Kommentarer i sociala medier blir allmänna handlingar. Det du skriver kan komma att lämnas ut om någon frågar efter det.

Om du använder sociala medier, för att komma i kontakt med Egnahemsbolaget, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till Egnahemsbolaget via sociala medier, kontakta oss i stället via e-post, telefon eller brev.

 

Laglig grund är i de här fallen ett berättigat intresse i syfte att:

  • Hålla medarbetare, kunder och intressenter uppdaterade om oss
  • Rekrytera
  • Utveckla vår verksamhet

Vill du veta mer om hur vi gjort denna intresseavvägning är du välkommen att kontakta oss.

Vi sparar inte personuppgifterna som behandlas med detta ändamål längre tid än nödvändigt med stöd av tillämplig lagstiftning.

 

Köpare av bostad

Du lämnar personuppgifter till oss i samband med att du:

  • Anmäler bevakning av kommande bostadsprojekt.
  • Anmäler intresse för att få en köplats för att eventuellt köpa en bostad i våra kommande bostadsprojekt
  • Samband med att ett köpeavtal ingås och du blir kund.

Bevakning av kommande bostadsprojekt innebär att du bevakar ett eller flera bostadsprojekt. När du lämnar en intresseanmälan blir du garanterad en köplats. Personuppgifter som lämnas i samband med bevakning av kommande bostadsprojekt och/eller intresseanmälan är: namn, adress, telefonnummer samt e-postadress.

 

Laglig grund för behandlingen är samtycke som lämnas direkt av dig som fyller i uppgifterna på vår webbplats.

När köpeavtal ingås och du blivit kund efterfrågas personnummer för att kunna göra en kreditupplysning. Personnummer lämnas till medarbetare på Egnahemsbolaget.

 

Laglig grund för behandlingen är fullgörande av avtal.

Vi sparar personuppgifterna som behandlas med detta ändamål den tid som är nödvändig i det enskilda fallet med stöd av tillämplig lagstiftning.

 

Leverantörer eller affärspartners

Vi behandlar dina personuppgifter om du är kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners. Behandling av dessa kontaktuppgifter gör vi för att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.

 

Laglig grund för behandlingen är vårt berättigade intresse att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.

Vill du veta mer om hur vi gjort denna intresseavvägning är du välkommen att kontakta oss.

Personuppgifterna som används för detta ändamål sparas så länge du är kontaktperson hos leverantören eller affärspartnern och därefter som längst 2 år efter det att avtalsförhållandet har upphört.

 

Webbplatsbesökare

När du besöker vår webbplats samlar vi in webbstatistik som innehåller nätidentifierare, som exempelvis ip-nummer och cookies samt tidsstämplar. Vi samlar in dessa uppgifter för att tillgodose säkerheten på vår webbplats och för att sammanställa statistik över användandet av vår webbplats. Webbloggarna kan användas för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning, för att förhindra missbruk av våra tjänster samt för att upptäcka och förhindra spridning av virus, spam och trojaner.

 

Laglig grund för denna behandling är berättigade intresse att få information över användandet av vår webbplats för att upprätthålla säkerheten av vår webbplats.

Vi avidentifierar loggarna direkt och inga personuppgifter sparas. Webbloggarna raderas efter 30 dagar.

Vill du veta mer om hur vi gjort denna intresseavvägning är du välkommen att kontakta oss.

 

Medarbetare och anhörig

När behandlas dina personuppgifter

Vi samlar in, hanterar och lagrar bara sådana uppgifter som är nödvändig för bolagets personaladministration. Endast sådana personuppgifter som bedöms relevanta för ändamålet hanteras och registreras i bolagets system för bland annat personalhantering samt behörighetssystem.

Du som är anhörig till någon som är anställd hos oss kan ha personuppgifter hos Egnahemsbolaget. Dessa kontaktuppgifter är inlämnade av den anställde.

 

Laglig grund för behandlingen är rättslig förpliktelse för anställda och intresseavvägning för anhöriga.

Vill du veta mer om hur vi gjort denna intresseavvägning är du välkommen att kontakta oss.

 

Vilka personuppgifter behandlas

Följande uppgifter registreras: . namn, adress, e-postadress, personnummer, anställningsnummer, ackumulerad inkomst, innehållen preliminärskatt, anställningstid, anställningsform, löneuppgifter, semester, övertid, frånvaro och frånvaroorsak samt eventuell skatteutjämning eller avdrag för införsel. I samband med lönerevision kan facklig tillhörighet komma att registreras. Uppgift om hälsa registreras inom ramen för ett rehabiliteringsärende i den mån det krävs för att Egnahemsbolaget ska kunna fullgöra sina arbetsrättsliga skyldigheter.

 

Foto

Fotografi på anställda används endast om det föreligger ett berättigat intresse för Egnahemsbolaget eller om du samtyckt till behandlingen beroende på tjänsten.

 

Hur skyddas dina personuppgifter

Dina personuppgifter hanteras enligt de säkerhetskrav som ställs i dataskyddsförordningen samt enligt Göteborgs stads riktlinjer.

 

Mottagare av personuppgifter samt utlämnande enligt offentlighetsprincipen

Uppgifterna kommer att behandlas av personal från personalavdelningen. Uppgifter om inkomst och skatteavdrag lämnas till Skatteverket. Vissa uppgifter lämnas också till arbetsgivarorganisation, företagshälsovården, bank, Statistiska centralbyrån (SCB), Försäkringskassan samt till aktuella försäkringsbolag. Uppgifter kan också komma att lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen i det fall de inte skyddas av sekretess.

 

Hur länge sparas dina personuppgifter

Personuppgifter behandlas under din anställningstid eller senast när arbetsgivarens rättsliga åtaganden upphör.

 

Hyresgäster

Vi behandlar personuppgifter när du hyr bostad hos oss och en tid efter avtalets upphörande.

Under avtalsförhållandet

Som hyresgäst hos oss har du skrivit på ett avtal och vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under avtalsförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter,  när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta samt genomföra kontroller i syfte att säkerställa att du som hyresgäst själv nyttjar bostaden och har behov av den. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med avtalsförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i bostad. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din bostad. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar personuppgifter som behandlas med detta ändamål den tid som är nödvändig med stöd av tillämplig lagstiftning.

 

När avtalsförhållandet är slut

Vi är ett kommunalt bolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

 

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du t.ex. anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.

 

Säkerhet och skydd för våra medarbetare

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter i syfte att förhindra missbruk av våra tjänster, för att upptäcka och förhindra bedrägerier och liknande.

 

Laglig grund för denna behandling är fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse att:

  • Skydda våra medarbetare
  • Upprätthålla en lämplig säkerhetsnivå
  • Fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk

Personuppgifter som används för dessa ändamål sparas så länge det är aktuellt i det enskilda fallet.

 

Rättsliga anspråk

Vi kan komma att behandla personuppgifter om dig i samband med handläggning av rättsliga anspråk, som du, personligen eller för ett företag, riktar mot oss. Behandlingen sker då i syfte att utreda och ta ställning till ditt krav. Omvänt kan personuppgifter behandlas i syfte att handlägga rättsliga anspråk som vi kan ha på en person eller ett företag.

 

Laglig grund för denna behandling är vårt berättigade intresse att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Vill du veta mer om hur vi gjort denna intresseavvägning är du välkommen att kontakta oss.

Vi sparar personuppgifter som behandlas i samband med detta ändamål så länge det aktuellt i det enskilda fallet.

 

Hur länge sparar ni mina personuppgifter?

Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet för behandlingen och vi gallrar dina personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning. Göteborgs Egnahems AB är ett kommunalt bolag och omfattas av tryckfrihetsförärdningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi gallrar handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

 

Offentlighetsprincipen

Egnahemsbolaget är ett kommunalt bolag och är enligt offentlighetsprincipen att betrakta som myndighet. E-postmeddelanden och andra handlingar som skickas till Störningsjouren blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har Egnahemsbolaget ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

 

Arkivlagen

För myndigheter i kommuner och landsting/regioner finns det rättsliga grunder för att hantera och bevara personuppgifter i allmänna handlingar. Bestämmelserna i dataskyddsförordningen hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar. Om arkivlagen säger att uppgifter ska bevaras går det före bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Intresset av att bevara allmänna handlingar prioriteras framför integritetsskyddsintresset. Detta innebär att Arkivnämndens beslut om bevarande och gallring gäller även om huvudregeln i dataskyddsförordningen säger att personuppgifterna ska raderas.

 

Vem delar ni mina personuppgifter med?

För att kunna tillhandahålla våra tjänster anlitar vi olika leverantörer. De behandlar dina personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner. Leverantörerna får inte använda personuppgifter om dig för något annat ändamål än för att tillhandahålla tjänsten eller på de villkor som vi anger.

Vi delar även dina personuppgifter med företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga om det följer av lag eller författning eller om vi har ett berättigat intresse av att lämna ut personuppgifterna, exempelvis till ett försäkringsbolag, en leverantör eller till olika myndigheter.

Då vi omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar, innebär det att vi i vissa fall är skyldiga enligt lag att lämna ut handlingar. Det innebär också att e-post och andra handlingar som skickas till oss blir allmänna handlingar.

 

Var behandlar ni mina personuppgifter?

Vi behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall dina uppgifter skulle användas utanför EU, till exempel av någon av våra tjänsteleverantörer, säkerställer vi att det finns skyddsåtgärder, exempelvis dataöverföringsavtal, så att mottagarna behandlar uppgifterna på samma säkra sätt som inom EU/EES.

 

Vilka rättigheter har jag?

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag. Specificera gärna vilka uppgifter du vill ha tillgång till. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade och rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Under vissa förutsättningar har du också rätt att få de personuppgifter du tillhandahållit oss överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har även rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen. Du har också rätt att vända dig direkt till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten, om du inte tycker att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndigheten webbplats.

Du har också rätt att vända dig direkt till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten, om du inte tycker att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.

Mer information om dina rättigheter finns på www.integritetsskyddsmyndigheten.se.

 

Kontakt

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter eller om du utövar dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.

Göteborgs Egnahems AB (556095-3829)

E-post: egnahemsbolaget@egnahemsbolaget.se

Telefonnummer: 031-707 70 00

Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud:

Dataskyddsenheten vid Intraservice i Göteborgs stad

Mailadress: dso@intraservice.goteborg.se

Telefon: 031-365 00 00